Willkommen im internen Bereich von FiF!
Hier gibt es alle Informationen zur Durchführung eines FiF-Durchgangs. Die kurzen Texte bilden eine Art Leitfaden und ein Klick auf die orange markierten Links ermöglicht das Herunterladen der notwendigen Dokumente.
Neu ab 2024: das Programm besteht aus mindestens zwei Vorbereitungstreffen, einer 6-tägigen Fahrt und mindestens einem Nachbereitungstreffen. Ein weiteres Treffen kann optional durchgeführt werden und wird dann ggf. zusätzlich vergütet.
FiF ist ein Kooperationsprogramm und so wird jeder Durchgang von folgender Team-Konstellation durchgeführt:
- Kooperationspartner – konkret die Ansprechperson der jeweiligen familienfördernden Einrichtung
- Fahrtenleitung – zwei oder drei pädagogischen Fachkräfte, die Treffen und Fahrt mit den Familien durchführen
- FiF-Koordination – die verantwortlichen Mitarbeitenden in der Geschäftsstelle des DFV Berlin.
Anmeldeprozess
Der Anmeldeprozess liegt in den Händen der Kooperationspartner. Die folgenden Dokumente sind für Fahrtenleitungen also eher informativ (es sei denn sie möchten auch Familien bei der Anmeldung unterstützen). Neu: ein Überblick über die Aufgaben eines FiF-Kooperationspartners und mehr Kleingedrucktes im Leitfaden für Kooperationspartner.
Interessierte Familien melden sich nach einem Informationsgespräch mit dem Anmeldebogen für Familien an. Achtung: An Familien bitte nur PDF-Dateien weiterleiten! Wer den Bogen für das eigene Angebot vorher anpassen möchte (Zeitraum, Ziel etc.), kann gern die .docx-Datei nutzen. Die Daten werden von der FiF-Koordination in einer passwortgeschützten Teilnehmenden-Liste zusammengeführt, die das gesamte Team erhält und nutzt. Achtung: die Informationen dürfen ausschließlich zum Zweck der Durchführung des FiF-Durchgangs verwendet werden.
Bestätigung Transferleistung – kann von einer unterschriftsbefugten Person der kooperierenden Einrichtung sowie einem Elternteil ausgefüllt und unterschrieben werden und gilt dann als Nachweis (Kopien der entsprechenden Bescheide sind dann nicht mehr beim DFV Berlin einzureichen).
Empfehlung – dieses Formblatt kommt zum Einsatz, wenn formal die Teilnahmebedingungen nicht ganz erfüllt sind, aber dennoch einen besonderer Bedarf für die Teilnahme vorliegt. Es kann von den Fachkräften der kooperierenden Einrichtung, Bezirksamtsmitarbeitern oder auch medizinisch/therapeutischem Fachpersonal (oder ähnlichen Dritten) ausgefüllt werden. Beispiele: wenn ein Kind eine Beeinträchtigung hat, aber (noch) keinen SBA; wenn eine Familie nicht im entsprechenden Bezirk wohnt, aber andere Gründe für die Teilnahme in genau dieser Gruppe sprechen; wenn eine Familie sehr belastet ist, aber keine Transferleistungen erhält etc.
Mitteilung – dieses Dokument bündelt die Informationen, die die Koordination zur Anfertigung der Anmeldebestätigung benötigt und sollte daher spätestens 10 Werktage vor dem ersten Familiengruppentreffen an die Koordination geschickt werden (am besten per E-Mail).
Muster Anmeldebestätigung – damit Sie wissen, wie die Anmeldebestätigung für die Familien grundsätzlich aussieht, hier ein Musterbeispiel. Sollten Abweichungen davon gewünscht sein (z.B. Treffen an einem anderen Ort oder bestimmte Hinweise für die Familien), geben Sie diese bitte in der Mitteilung an oder melden dies direkt der Koordination.
Vorbereitungsphase
Jetzt beginnt die Arbeit der Fahrtenleitung, deshalb liegen die folgenden Dokumente in ihrem Verantwortungsbereich.
Leitfaden mit Checkliste Fahrtenleitung – ein Überblick und wichtige Hinweise für die Organisation eines FiF-Durchgangs. Die Checkliste dient als Hilfsmittel um für sich selbst zu sehen, was erledigt ist und wer welche Verantwortung übernommen hat. Die Aufgaben sind vielfältig und das Team sollte sich diese sinnvoll aufteilen. Die zwei größten Aufgabenpakete sind der Bericht und die Abrechnungen, am besten wäre je ein/e Hauptverantwortliche/r.
Anwesenheitsliste – die Anwesenheiten der Familien während der Familiengruppentreffen (FGT) sowie der Fahrt sind durch Unterschrift zu bestätigen.
Für den Transport von Materialien und Gepäck ist es einem/r Fahrtenleiter/in möglich eine Wegstreckenentschädigung bei Nutzung eines eigenen PKW geltend zu machen. Das bitte vorher bei der Koordination ankündigen Nutzung PKW. Das ausgefüllte Formular kann als Beleg in die Fahrtkostenabrechnung mit aufgenommen werden.
Vorschuss Sachkosten (PDF oder docx) – kein Muss, aber das Instrument um die Sachkosten nicht vorstrecken zu müssen, bitte spätestens einen Monat vor Reisebeginn an den DFV Berlin schicken.
Vorschuss Fahrtkosten (PDF oder docx) – kein Muss, aber das Instrument um die Sachkosten nicht vorstrecken zu müssen, bitte spätestens einen Monat vor Reisebeginn an den DFV Berlin schicken.
In diesem Jahr gibt es wieder Fahrten nach Kagar, wo man sich grundsätzlich selbst um die Verpflegung kümmern muss. Da diese Kosten sehr hoch sind, ist ein Vorschuss notwendig. Bitte möglichst 10 Tage vor Abreise beantragen. Abgerechnet wird – ähnlich wie bei den anderen Kosten – am Ende mit den Belegen und der entsprechenden Belegliste. Da zum Einkaufen das Auto vor Ort genutzt wird, werden die Tankkosten (Quittung Tankstelle) im Rahmen der Verpflegung abgerechnet.
Feedbackbogen für Familien – gern schon zur Fahrt mitnehmen und am Ende verteilen. Die gesammelten Bögen können dann mit all den anderen Bestandteilen der Dokumentation an die Koordination geschickt werden.
Nachbereitung
Nach Beendigung des Durchgangs gibt es für alle etwas zu tun. Abrechnung, Dokumentation und Berichte der Fahrtenleitung einerseits, sowie vom Kooperationspartner andererseits:
Belegliste Sachkosten – bitte unterschrieben und mit Originalbelegen nach Beendigung des Durchgangs an den DFV Berlin schicken.
Belegliste Fahrtkosten – bitte unterschrieben und mit Originalbelegen nach Beendigung des Durchgangs an den DFV Berlin schicken.
Hinweise Abrechnung – Bitte beachten, sieht viel aus, ist aber eigentlich nicht schwer 😉
Gliederung Bericht Fahrtenleitung – Gern das Dokument als Grundlage nutzen (Überschriften können bleiben, vorgegebene Unterpunkte gern löschen) und möglichst in Stichpunkten beantworten (max. 10 Seiten). Zunächst an die Koordination mailen. Die Endfassung dann bitte mit Unterschriften der Fahrtenleitung versehen und an den DFV Berlin schicken. Fotos entweder als extra-Datei(en) oder eingebaut in den Bericht.
Bericht Kooperationspartner – dieser Bericht ist nicht nur ein wichtiges Feedback sondern auch die Grundlage um die 500-Euro-Pauschale abzurufen. Idealerweise bitte mit der Zahlungsaufforderung (individuell erstellt) gemeinsam einreichen.
Allgemeines
Erklärung Übungsleiter*in .docx oder als PDF
Hinweise zum Thema Kinderschutz (Ergebnisse des FiF-Seminars 2018)