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Willkommen im internen Bereich von FiF!

Hier gibt es alle Informationen zur Durchführung eines FiF-Durchgangs. Die kurzen Texte bilden eine Art Leitfaden und ein Klick auf die orange markierten Links ermöglicht das Herunterladen der notwendigen Dokumente.

FiF ist ein Kooperationsprogramm und so wird jeder Durchgang von folgender Team-Konstellation durchgeführt:

  • Kooperationspartner – konkret die Ansprechperson der jeweiligen familienfördernden Einrichtung
  • Fahrtenleitung – zwei pädagogischen Fachkräfte, die Treffen und Fahrt mit den Familien durchführen
  • FiF-Koordination – die verantwortlichen Mitarbeitenden in der Geschäftsstelle des DFV Berlin.

Anmeldeprozess

Der Anmeldeprozess liegt in den Händen der Kooperationspartner. Die folgenden Dokumente sind für Fahrtenleitungen also eher informativ (es sei denn sie möchten auch Familien bei der Anmeldung unterstützen). Zusätzlich zu den Erläuterungen hier kann der Leitfaden für Kooperationspartner bei der Durchführung unterstützen.

Interessierte Familien melden sich nach einem Informationsgespräch mit dem Anmeldebogen für Familien an. Achtung: An Familien bitte nur PDF-Dateien weiterleiten! Wer den Bogen für das eigene Angebot vorher anpassen möchte (Zeitraum, Ziel etc.), kann gern die .docx-Datei nutzen. Die Daten werden von der FiF-Koordination in einer passwortgeschützten Teilnehmenden-Liste zusammengeführt, die das gesamte Team erhält und nutzt. Achtung: die Informationen dürfen ausschließlich zum Zweck der Durchführung des FiF-Durchgangs verwendet werden.

Bestätigung Transferleistung – kann von einer unterschriftsbefugten Person der kooperierenden Einrichtung ausgefüllt und unterschrieben werden und gilt dann als Nachweis (Kopien z.B. der Jobcenterbescheide sind dann nicht mehr beim DFV Berlin einzureichen).

Empfehlung – dieses Formblatt (auch als .docx) kommt zum Einsatz, wenn von den Teilnahmebedingungen ein wenig abgewichen werden soll und kann von den Fachkräften der kooperierenden Einrichtung, Bezirksamtsmitarbeitern oder auch medizinisch/therapeutischem Fachpersonal (oder ähnlichen Dritten) ausgefüllt werden. Beispiele: wenn ein Kind eine Beeinträchtigung hat, aber (noch) keinen SBA; wenn eine Familie nicht im entsprechenden Bezirk wohnt, aber andere Faktoren für die Teilnahme in genau dieser Gruppe sprechen; wenn eine Familie sehr belastet ist, aber keine Transferleistungen erhält etc.

Reiseerklärung – enthält die Info, dass die Eltern während des Programms zuständig für ihre Kinder sind sowie eine Fotoerlaubnis, welche ggf. gestrichen werden kann. Sie ist Teil der Anmeldeunterlagen!

Mitteilung – dieses Dokument bündelt die Informationen, die die Koordination zur Anfertigung der Anmeldebestätigung benötigt und sollte daher spätestens 10 Werktage vor dem ersten Familiengruppentreffen an die Koordination geschickt werden (am besten per E-Mail).

Muster Anmeldebestätigung – damit Sie wissen, wie die Anmeldebestätigung für die Familien grundsätzlich aussieht, hier ein Musterbeispiel. Sollten Abweichungen davon gewünscht sein (z.B. Treffen an einem anderen Ort oder bestimmte Hinweise für die Familien), geben Sie diese bitte in der Mitteilung an oder melden dies direkt der Koordination.

Vorbereitungsphase

Jetzt beginnt die Arbeit der Fahrtenleitung, deshalb liegen die folgenden Dokumente in ihrem Verantwortungsbereich.

Leitfaden mit Checkliste Fahrtenleitung – ein Überblick und wichtige Hinweise für die Organisation eines FiF-Durchgangs. Die Checkliste dient als Hilfsmittel um für sich selbst zu sehen, was erledigt ist und wer welche Verantwortung übernommen hat. Die Aufgaben sind vielfältig und das Team sollte sich diese sinnvoll aufteilen. Die zwei größten Aufgabenpakete sind der Bericht und die Abrechnungen, am besten wäre je ein/e Hauptverantwortliche/r.

Anwesenheitsliste – die Anwesenheiten der Familien während der Familiengruppentreffen (FGT) sowie der Fahrt sind durch Unterschrift zu bestätigen. Je nach aktueller Corona-Regel kann die Anwesenheitsliste variieren. Um die aktuell gültige Version zu nutzen, bitte möglichst kurzfristig herunterladen.

Zu jedem Durchgang wird ein Hygienekonzept gemäß der aktuellen Corona-Maßnahmen – angepasst an die Voraussetzungen in den Einrichtungen und Unterkünften – erstellt, mit dem sich die teilnehmenden Familien einverstanden erklären müssen. Dies geschieht mit der Erklärung zum Hygienekonzept (ein blanko hier, für Notfälle) beim ersten Familiengruppentreffen. Die unterschriebenen Erklärungen erhält die Koordination noch vor Abreise.

Vorschuss Sachkosten (PDF oder docx) – kein Muss, aber das Instrument um die Sachkosten nicht vorstrecken zu müssen, bitte spätestens einen Monat vor Reisebeginn an den DFV Berlin schicken.

Vorschuss Fahrtkosten (PDF oder docx) – kein Muss, aber das Instrument um die Sachkosten nicht vorstrecken zu müssen, bitte spätestens einen Monat vor Reisebeginn an den DFV Berlin schicken.

Feedbackbogen für Familien – gern schon zur Fahrt mitnehmen und am Ende verteilen. Die gesammelten Bögen können dann mit all den anderen Bestandteilen der Dokumentation an die Koordination geschickt werden.

Nachbereitung

Nach Beendigung des Durchgangs gibt es für alle etwas zu tun. Abrechnung, Dokumentation und Berichte der Fahrtenleitung einerseits, sowie vom Kooperationspartner andererseits:

Belegliste Sachkosten – bitte unterschrieben und mit Originalbelegen nach Beendigung des Durchgangs an den DFV Berlin schicken. Wer kein Excel hat, kann das OpenDocument nutzen.

Belegliste Fahrtkosten – bitte unterschrieben und mit Originalbelegen nach Beendigung des Durchgangs an den DFV Berlin schicken. Wer kein Excel hat, kann das OpenDocument nutzen.

Belegliste Verpflegung – aufgrund der angespannten Personalsituation in den Unterkünften konnte im Jahr 2021 in nur wenigen Fällen ein vollwertige Vollpension angeboten werden. Daher waren bei einigen Fahrten Zukäufe von Nahrungsmitteln notwendig, hierzu zählt u.a. Geburtstagsgebäck (für Geburtstage während des Aufenthalts), Zutaten zum Grillen oder für ein Picknick o.ä. Je mehr davon direkt auf der Jugendherbergsrechnung steht, desto besser. Diese Belegliste sollte nur in Ausnahmefällen zum Einsatz kommen – und ausschließlich nach vorheriger Absprache!

Hinweise Abrechnung – Bitte beachten, sieht viel aus, ist aber eigentlich nicht schwer 😉

Gliederung Bericht Fahrtenleitung – Gern das Dokument als Grundlage nutzen (Überschriften können bleiben, vorgegebene Unterpunkte gern löschen) und zunächst an die Koordination mailen. Mit der Koordination abgestimmte Endfassung dann bitte mit Unterschriften der gesamten Fahrtenleitung versehen und an den DFV Berlin schicken. Fotos entweder extra oder eingebaut in die Datei.

Bericht Kooperationspartner – dieser Bericht ist nicht nur ein wichtiges Feedback sondern auch die Grundlage um die 400-Euro-Pauschale abzurufen. Idealerweise bitte mit der Zahlungsaufforderung (individuell erstellt) gemeinsam einreichen.

Allgemeines

FiF-Konzept

Personaleignungsbogen

Hinweise zum Thema Kinderschutz (Ergebnisse des FiF-Seminars 2018)